Gestion de la réservation

Notre système de réservation

Chaque site culturel ayant ses propres caractéristiques et des besoins personnalisés, Cultival a choisi de développer son propre système de réservation, sans faire appel à une solution clé en main. Depuis 2010, l’outil est en constante évolution afin de coller au plus près aux attentes de chacun des partenaires Cultival.

Le logiciel regroupe toutes les étapes inhérentes à la gestion des visites :

• Paramétrage des visites et ateliers
• Gestion des individuels et des groupes
• Réservation et pose d’option
• Suivi des plannings
• Facturation et encaissement
• Envoi des e-vouchers
• Datas clients

La centrale de réservation

Cultival met à la disposition du site culturel sa plateforme de réservation composée d’une équipe de 6 téléconseillers disponibles en Agence du lundi au vendredi de 09h30 à 18h00 sans interruption. Une hotline est mise en place dès lors que des visites sont prévues hors des heures d’ouverture du service (soirée, week-end ou jour férié). Afin de servir au mieux les clientèles internationales, les équipes couvrent 5 langues en plus du français : anglais, espagnol, russe, allemand et italien.

Les principales missions du service sont :

• Gérer l’ensemble des demandes entrantes [Information / Réservation / SAV]
• Assurer les devis, la facturation et le paiement
• Piloter les plannings visites et les équipes terrain

Une solution de vente en ligne

En lien avec son système de réservation, Cultival propose une solution de vente en ligne pour ses partenaires via son site cultival.fr. Le site référence autant de fiches produit que de thématiques de visites au sein d’un même monument culturel. Chaque fiche produit reprend toutes les informations liées à la visite : descriptif, visuels, tarifs et disponibilités en temps réel permettant la réservation en ligne.

Cultival offre également la possibilité aux groupes de poser des options sans engagement et de les modifier en parfaite autonomie depuis leur compte en ligne. Les tarifs professionnels sont également disponibles pour les clients B2B.

L’extranet Partenaire culturel

Cultival met à la disposition de chacun de ses partenaires culturels un accès au calendrier de ses visites via un extranet. Cet outil de suivi de l’activité en ligne permet sur la période de son choix de visualiser et d’éditer en temps réel l'état des réservations et les informations clients, en parfaite autonomie.

Cultival a également développé pour ses partenaires un tableau de bord accessible via cet extranet. Ce récapitulatif synthétique de la fréquentation permet d’avoir une vision rapide de l’activité gérée par Cultival.

L’ensemble des datas clients du site culturel sont également accessibles et téléchargeables sur cette plateforme.

 Les Datas Clients

Cultival a construit une base clients importante grâce à son système de réservation et à la formation continue des équipes sur ce point. Via leur extranet, chacun des partenaires peut récupérer les données des clients ayant effectués une réservation pour une de leurs visites.

Les datas récoltées se répartissent en 3 catégories :

• Relatives aux clients > coordonnées complètes, type de visiteur, niveau scolaire, niveau de handicap…
• Relatives à la commande > date de la commande, référence, état et statut du paiement…
• Relatives à la visite : thématique, date et heure de la visite, langue pratiquée, nombre de personnes, tarif de la visite…